Bạn đã sử dụng phần mềm QuickBooks hoặc sản phẩm tương tự để tự động hóa chức năng kế toán và tạo ra báo cáo tài chính cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Vậy, điều gì không ổn? Mọi thứ dường như không hoạt động tốt. Mất quá nhiều thời gian để có được “bức tranh” về cách hoạt động của doanh nghiệp của bạn, và bạn đang chìm trong giấy tờ.
Thật ra thì: Bạn đã vượt qua giai đoạn sử dụng phần mềm kế toán cơ bản. Tin tốt đó là doanh nghiệp của bạn đang phát triển. Tuy nhiên, lượng giao dịch, độ phức tạp của quy trình và nhu cầu báo cáo thông tin của bạn cũng đang tăng. Doanh nghiệp của bạn không còn chỉ là một bộ sổ cái hoặc các giao dịch kế toán độc lập. Doanh nghiệp của bạn bao gồm các quy trình kinh doanh phức tạp từ đầu đến cuối như Mua hàng-Đến-thanh-toán, Đặt hàng-Đến-thu, Dự báo-Đến-tồn-kho, và Ghi chép-Đến-báo cáo. Bạn cần phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hỗ trợ các quy trình từ đầu đến cuối này và cung cấp thông tin hữu ích về hiệu suất kinh doanh một cách kịp thời.
“Chờ một chút,” bạn có thể nói. “Tôi không phải là một doanh nghiệp lớn. Tôi không có một đội ngũ IT lớn hoặc một cơ sở hạ tầng IT mạnh mẽ, và tôi chắc chắn không có tiền để đầu tư vào một gói phần mềm đắt tiền, hoặc một đội ngũ tư vấn nhỏ cần thiết để triển khai nó.” Thảnh thơi đi. Doanh nghiệp của bạn đã phát triển đến mức phức tạp trong một thời điểm khi tính toán đám mây có thể cung cấp một giải pháp mạnh mẽ, hiệu quả về chi phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) như của bạn. Nhưng đừng chỉ tin vào lời tôi; hãy hỏi doanh nghiệp của bạn.
Bạn có đang trải qua sự tăng trưởng doanh số bán hàng nhưng gặp phải tình trạng hết hàng vì bạn không có hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng không? Hoặc, lại có tồn kho dư vì bạn giữ tồn kho an toàn dư thừa để tránh tình trạng hết hàng không? Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng hoặc sản phẩm đang giảm và đi cùng là giảm đi sự hài lòng của khách hàng của bạn? Khách hàng có phàn nàn rằng hóa đơn của họ không khớp với hàng hóa họ đã đặt hoặc nhận được không?
Bất kỳ điều kiện nào hoặc tất cả những điều kiện này có thể là triệu chứng của sự hạn chế về khả năng của hệ thống nội bộ để quản lý sự tăng trưởng về mức độ hoặc phức tạp của quy trình. Chúng cũng có thể là dấu hiệu của các hệ thống thông tin nội bộ không liên kết, yêu cầu nhập nhiều lần cho cùng một sự kiện kinh doanh (một đơn đặt hàng, một lô hàng, một đơn đổi trả, v.v.), làm tăng nguy cơ sai sót và dẫn đến “Phi tập trung dữ liệu”
Phần mềm quản lý doanh nghiệp xử lý sự kiện kinh doanh như là quy trình từ đầu đến cuối (End to End). Trong một hệ thống ERP, khi một đơn hàng được gửi đi, số lượng tồn kho được cập nhật ngay lập tức và một hóa đơn có thể được tạo ra. Trên thực tế, trong nhiều hệ thống ERP, hiện nay một số giải pháp tiên tiến như SAP B1 có thể gửi trực tiếp Hóa đơn điện tử E-Invoice đến khách hàng, từ đó cải thiện thời gian thu nợ và giảm giấy tờ. Điều này cũng đúng đối với chu kỳ mua sắm. Đơn đặt hàng có thể tự động được tạo ra dựa trên các quy tắc cung cấp hàng tồn và được gửi mail đến nhà cung cấp. Bằng những cách như vậy (và những cách khác), một hệ thống ERP có thể giảm thời gian chu kỳ giao dịch cũng như sức lao động và giao dịch giấy.
Có lẽ điều đó cũng quan trọng như việc tích hợp xử lý giao dịch liên quan là thông tin được thu thập và sẵn có để phân tích. Dữ liệu được cập nhật ngay lập tức khi giao dịch diễn ra, nghĩa là các quyết định được đưa ra liên quan đến hàng tồn kho, số dư tiền mặt hoặc cam kết mua hàng đều dựa trên thông tin mới nhất và do đó chính xác hơn. “Phi tập trung dữ liệu” bị loại bỏ và mọi người đều đưa ra quyết định dựa trên cùng một dữ liệu.
Giải pháp ERP trên nền tảng đám mây (Cloud ERP) rất lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ đang phát triển. Chúng có thể cung cấp chức năng mạnh mẽ để hỗ trợ xử lý giao dịch cũng như khả năng báo cáo phức tạp để giám sát hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, Cloud ERP có thể truy cập mọi nơi để cải thiện qui trình Sales và CRM giúp tạo ra các khách hàng tiềm năng bán hàng mới thông qua các ứng dụng như quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Bởi vì các giải pháp Cloud ERP có thể được triển khai trên nhiều nền tảng và cấu hình khác nhau nên chúng giúp giảm chi phí ban đầu và mang lại chi phí sử dụng hợp lý. Tuy nhiên, tính linh hoạt trong cấu hình nền tảng này cũng cung cấp một lộ trình rõ ràng cho sự phát triển hỗ trợ hệ thống trong tương lai.
Khi doanh nghiệp phát triển hơn và có khả năng tự trang bị các hạ tầng Server, thì các hệ thống cũ đang chạy dựa trên Cloud có thể được đưa về nội bội để lưu trữ. Hoặc chúng có thể được cấu hình theo mô hình Hybrid, với một số hệ thống nằm trên Public Cloud và những hệ thống khác trên Private Cloud hoặc On-Premise (tìm hiểu thêm về các mô hình Cloud). Cách thức này đồng nghĩa với việc các khoản đầu tư ban đầu vào ERP vẫn tiếp tục mang lại lợi nhuận tích cực.
Nhưng nên lựa chọn Cloud ERP nào? Lựa chọn đầu tiên cần được thực hiện giữa các giải pháp phần mềm “mã nguồn mở” và “độc quyền“. Mặc dù phần mềm mã nguồn mở có những ưu điểm về chi phí và tính sẵn có, nhưng nó cũng rất mới và có thể gặp vấn đề về hỗ trợ và bảo mật (tối kị trong môi trường doanh nghiệp). Tại thời điểm này, mã nguồn mở không phải là một lựa chọn khả thi để triển khai doanh nghiệp của bạn.
Trong số các giải pháp Cloud ERP độc quyền, hãy xem xét trước tiên lịch sử hoạt động của nhà cung cấp. Họ đã hoạt động trong ngành này được bao lâu? Tỉ lệ tăng trưởng hàng năm của họ là bao nhiêu? Hãy nhớ rằng bạn đang lựa chọn một nhà cung cấp cho một mối quan hệ dài hạn. Nhà cung cấp sẽ cung cấp các chức năng mới và cải tiến mà doanh nghiệp của bạn sẽ cần khi nó phát triển. Chọn một nhà cung cấp có lịch sử tốt, tình hình tài chính vững chắc và tiềm năng phát triển cùng với bạn.
Tiếp theo, hãy xem xét về chức năng. Chọn một nhà cung cấp có sản phẩm có các mô-đun cốt lõi bạn cần để vận hành doanh nghiệp của mình. Bạn cần hỗ trợ sản xuất không? Bạn cần tính năng truy xuất lô hàng không? Tiếp theo, tìm kiếm các tính năng như hỗ trợ đa loại tiền tệ, hỗ trợ nhiều kho hàng và khả năng giá cả đa dạng. Đây là các tính năng mà doanh nghiệp của bạn có thể không cần trong thời điểm hiện tại, nhưng có thể bạn sẽ cần trong một ngày nào đó khi doanh nghiệp của bạn phát triển về quy mô và thị trường mới.
Cuối cùng, hãy tìm kiếm một nhà cung cấp có tầm ảnh hưởng toàn cầu, với các văn phòng và đối tác ở nước ngoài sẵn sàng giúp bạn thành công bất kể doanh nghiệp của bạn đi đến đâu.
SMARTIS Luôn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của bạn trong việc lựa chọn giải pháp ERP Cloud, hãy liên lạc ngay với chúng tôi để được tư vấn tận tâm và miễn phí.
Tài nguyên khác để gia tăng kiến thức và hiểu biết của bạn về hệ thống ERP SAP Business One
- Các hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP SAP B1
- Tài liệu bài học chuẩn của ERP SAP B1
- Download các tài nguyên khác của ERP SAP Business One
- Bài trắc nghiệm kiến thức về ERP SAP Business One
SMARTIS – HƠN 15 NĂM KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI ERP SAP BUSINESS ONE
🌐 Website: www.smartis.com.vn/www.cloud.smartis.com.vn
📧 Email: info@smartis.com.vn
🏢 Văn phòng tại: 116 Đề Thám, Quận 1, TP.HCM.
☎️ Hotline: 076 383 8090